介護保険の住宅改修の理由書の書き方｜記入例と誰が書くか

親の介護保険で家に手すりを付けようとすると、工事の前に「住宅改修が必要な理由書」という書類を求められます。名前だけ見ると難しそうで、誰が書くのか、何を書けばよいのかと戸惑う家族は多いものです。

理由書は、どんな体の状態の方が、どんな工事で、どう暮らしやすくなるのかを市区町村へ伝える書類です。ここが具体的でないと改修が保険の対象と認められないこともあり、工事の可否を左右します。

そこで、理由書を誰が作成するのか、どの様式で何を書くのか、記入例の型や用意するときの注意点までまとめました。はじめて理由書に向き合う家族や担当者の手がかりとして役立ててください。

住宅改修が必要な理由書の役割

理由書は、介護保険で住宅改修費を受けるために欠かせない書類です。まず、この書類が申請のどこで使われ、何のために求められるのかを見ていきます。

理由書は事前申請の必須添付書類

住宅改修費は、工事を始める前の事前申請で、申請書に理由書を添えて出すのが基本です。厚生労働省の介護保険における住宅改修では、利用者が保険者へ出す書類として、支給申請書や工事費見積もり書と並んで「住宅改修が必要な理由書」が挙げられています。

つまり理由書がそろわないと、事前申請そのものが受け付けられません。工事を終えてから出す領収書などとは別に、着工前の段階で用意する書類だと考えてください。まずは手元の申請一式に理由書の様式が入っているかを確かめ、足りなければ担当のケアマネジャーに相談しておきましょう。

理由書は改修の可否を左右する

理由書は、その工事を介護保険で認めてよいかを保険者が判断するための材料になります。手すりを付けたい、段差をなくしたいという希望だけでは、本当に必要な改修かどうかが市区町村には伝わりません。理由書は「どんな体の状態の方が、どの工事で、どう安全になるのか」を筋道立てて示し、給付の可否を分ける書類です。

書き方があいまいだと、必要性が認められず差し戻される場合もあります。反対に、体の状態と困りごと、改修の効果がつながって書かれていれば、保険者も納得しやすくなるでしょう。家の全体像や対象工事から先に押さえたい方は、介護保険の住宅改修とはもあわせて確認しておくと迷いにくくなります。

理由書は工事の前に用意する

理由書は、業者に工事を頼む前の準備段階でそろえておく書類です。着工してから理由書を作ろうとしても、事前申請が済んでいなければ保険の対象外になり、費用が全額自己負担になりかねません。順番を取り違えると、せっかくの給付を受け損ねてしまいます。

まずケアマネジャーに相談し、現地を確認したうえで理由書と見積もりをそろえ、事前申請を出してから工事に入るのが正しい流れです。申請から工事までの順番や必要書類をひととおり確かめたい方は、住宅改修の流れも見ておくと、理由書をどの時点で用意すればよいかがつかめます。

理由書を作成する人

理由書は家族が自由に書ける書類ではなく、作成できる人が決まっています。ここでは、誰が理由書を書くのか、原則と例外を見ていきます。

原則はケアマネジャーが作成する

理由書を作成するのは、原則として利用者を担当する介護支援専門員、いわゆるケアマネジャーです。ケアマネジャーは日ごろから利用者の体の状態や介護の様子を把握しているため、どんな改修がなぜ必要かを筋道立てて書ける立場にあります。静岡市が公開する住宅改修が必要な理由書の記入要領でも、介護支援専門員が専門家の立場から利用者や家族の希望を把握して書く流れが示されています。

要支援の方の場合は、地域包括支援センターの職員が担当することもあります。いずれにしても、まずは担当のケアマネジャーか地域包括支援センターに、住宅改修を考えていると相談するのが出発点です。相談すれば現地確認から申請まで一緒に進めてもらえるので、家族だけで抱え込まなくてすみます。

地域包括支援センターや専門職も作成できる

担当のケアマネジャー以外でも、一定の資格を持つ専門職なら理由書を作成できる場合があります。東大阪市の理由書作成者登録の案内では、作成できる資格として理学療法士や作業療法士、福祉住環境コーディネーター検定試験2級以上を持つ方などが挙げられています。体の動きや住まいの環境にくわしい専門職が書くことで、改修の必要性がより具体的に伝わります。

ただし、担当ケアマネジャー以外が書く場合は、担当者と十分に連絡を取り合って進めるのが前提です。自治体によっては、あらかじめ理由書作成者として登録が必要なこともあります。誰に頼めるかは市区町村で運用が分かれるので、リハビリの担当がいるなら、その専門職に書いてもらえるかをケアマネジャーに確かめてみてください。

家族本人は代筆せず専門職に依頼する

理由書は、家族や本人がそのまま代筆して提出する書類ではありません。体の状態や介護の様子を専門的な目で見て、改修の必要性を判断したうえで書くものなので、専門職が作成する決まりになっています。家族が善意で書き上げても、様式や視点が合わず受け付けられないおそれがあります。

家族の役割は、書類を自分で書くことではなく、困っている場面を具体的にケアマネジャーへ伝えることです。夜中にトイレでふらつく、浴室の出入りで転びかけたといった日々の様子を細かく話すほど、理由書の中身は的確になります。まずは現場を一番よく知る家族が観察した困りごとを、作成者へていねいに共有しましょう。

理由書の様式と記入項目

理由書には決まった様式があり、書く項目もあらかじめ枠が用意されています。ここでは、使う様式と、それぞれの欄に何を書くのかを見ていきます。

様式は標準様式（別紙2）を使う

理由書は自由な書式ではなく、国が示した標準様式にもとづいて書きます。この様式は「別紙2」として知られ、多くの市区町村が同じ形をもとにした用紙を配っています。前半のページに利用者の総合的な状況を書き、後半のページで改修の方針や改修項目へ落とし込む流れです。

様式は市区町村の窓口やホームページで手に入り、記入例をあわせて配布している自治体も多くあります。書き始める前に、住んでいる市区町村の指定様式を取り寄せておきましょう。作成者であるケアマネジャーが用紙を持っている場合も多いので、どの様式を使うかを一度確かめておくと安心です。

身体状況と介護状況を書く

様式の前半には、利用者の総合的な状況として、まず身体の状態と介護の状況を書きます。どんな病気や障害があり、歩行や立ち座りがどこまでできるのか、麻痺や痛みがあるのかといった体の状態を具体的に書き込みます。健康や病気の状況は日ごろ接していないと見えにくいため、主治医や理学療法士、作業療法士など専門職から情報を得て書くと、内容が確かになるでしょう。

介護状況の欄には、どんな介護サービスを使い、家族がどこまで見守っているかを書きます。どんな支援を受けている方が、なぜ改修を必要とするのかが伝わるように書くのがねらいです。家族は、付き添いや見守りで気づいた場面を作成者に伝え、実際の暮らしに沿った内容にしてもらいましょう。

改善したい生活動作を書く

前半ではさらに、改修で改善したい生活動作を、困っている場面ごとに書き出します。排泄や入浴、外出、食事といった生活の場面ごとに、今どこでどう困っているのかを具体的に書くのがこの欄の役割です。「どの動作が、どの場所で、なぜ難しいのか」を場面ごとに書くことが、必要な改修を見きわめる土台になります。

たとえば「浴室の出入りでまたぐ動作がふらつく」「夜間にトイレへ向かう廊下で支えがなくよろける」といった形で、動作と場所をひもづけて書きます。ここがあいまいだと、なぜその工事が要るのかが伝わりません。家族が見てきた困りごとを場面ごとに話し、動作の困難さがはっきり伝わるようにしておきましょう。

改修の方針と改修項目を書く

様式の後半では、困りごとをどう解決するかの方針と、具体的な改修項目を書きます。前半で書き出した困難な動作を受けて、どの動作をどう改善するのかという方針を示し、そのうえで手すりの取付けや段差の解消といった改修項目へつなげます。困りごとと工事が一本の線でつながるように書くのが、後半の要点です。

主な記入欄と、そこに書く内容を下の表にまとめました。

改修項目は、事前に取った見積もりや完成予定の図面と食い違わないようそろえておきます。方針と項目がかみ合っていれば、保険者も工事の必要性を認めやすくなります。表の各欄を照らし合わせ、抜けがないか作成者と一緒に確かめておきましょう。

理由書の書き方のコツ

同じ工事でも、書き方しだいで必要性の伝わり方は変わります。ここでは、理由書を説得力のある内容にするための書き方のコツを、記入例とあわせて見ていきます。

生活動線に沿って具体的に書く

理由書は、利用者が家の中でどう動くかという生活動線に沿って書くと、必要性が伝わりやすくなります。玄関から居間、寝室からトイレ、脱衣所から浴室といった毎日の動きを思い浮かべ、その道すじのどこでつまずくのかを順に書いていくとよいでしょう。動線に沿うことで、その場所になぜ手すりや段差解消が要るのかが自然につながります。

抽象的に「歩くのが不安」と書くだけでは、どこを直せばよいのかが読み手に伝わりません。「寝室からトイレまでの廊下に支えがなく、夜間にふらつく」のように場所を特定して書くと、改修箇所と結びつきます。家族が普段の動きを思い出しながら、どの動線でヒヤリとしたかを作成者に伝えておきましょう。

困難な状況と改修の効果をセットで書く

理由書の中心になるのは、今困っている状況と、改修で得られる効果をひと組にして書く部分です。困りごとだけを並べても、その工事でどう良くなるのかが見えなければ、必要性の判断材料になりません。「〜が困難なため、〜を設置し、〜できるようにする」という型で、困難と効果をつなげて書くのが基本です。

書き方の型として、次のような文が参考になります。あくまで書き方の見本で、実際は利用者の状態に合わせて書くものです。

• 浴室の出入り口に15センチの段差があり、またぐ際にふらついて転倒しかけるため、段差を解消して安全に出入りできるようにする
• トイレまでの廊下に伝い歩きの支えがなく、夜間の移動でふらつくため、手すりを設置して転倒を防ぐ
• 玄関の上がり框が高く、片脚に麻痺があって昇降が難しいため、手すりを取り付けて自力で昇り降りできるようにする

このように困難と効果を一文でつなぐと、工事の必要性が読み手にまっすぐ届きます。書き上げたら、それぞれの改修項目にこの型がそろっているかを確かめてみてください。

数値や場所を具体的に示す

困りごとを書くときは、段差の高さや廊下の長さといった数値、そして具体的な場所を添えると説得力が増します。「段差が高い」よりも「上がり框の段差が20センチある」と書いたほうが、なぜ解消が必要なのかが伝わりやすくなります。数値や場所は、現地を確認しながら測って書き込むのが確実です。

福祉用具の利用状況も具体的に書いておくと、改修との役割分担がはっきりします。車いすを使っているなら通路の幅、杖を使っているなら手すりの位置というように、道具と改修を合わせて考える必要があるからです。現地確認のときに家族も立ち会い、実際の寸法や使っている道具を作成者に見てもらうと、内容がより正確になります。

理由書を用意するときの注意点

理由書を確かなものにするには、書く前後で気をつけたい点がいくつかあります。ここでは、用意するときに押さえておきたい注意点を見ていきます。

現地確認と専門職への確認を先に済ませる

理由書は、現地を確認し、必要なら専門職の意見を聞いてから書くと精度が上がります。実際の段差や手すりの位置は、家に上がって測ってみないと分からないことが多く、机の上だけでは的確な内容になりません。作成者が現地を確認する日には家族も立ち会い、普段の困りごとを実際の場所で説明できるようにしておきましょう。

体の状態の見立てには、主治医やリハビリの専門職の情報が役立ちます。麻痺の程度や歩行の見通しは、日常的に接している専門職のほうが正確につかんでいるからです。理由書を書く前に、リハビリの担当がいれば体の状態や改修の方針について意見をもらい、作成者に共有してもらうと安心できます。

様式や運用は自治体で違う

理由書の様式や添付書類、作成者の扱いは、市区町村によって細かく異なります。国の標準様式をもとにしていても、独自の記入欄を設けていたり、理由書作成者の登録を求めていたりする自治体があるためです。ほかの地域の記入例をそのまま真似ると、住んでいる市区町村の要件と食い違うことがあります。

まずは住んでいる市区町村の窓口やホームページで、指定の様式と提出書類を確かめておきましょう。担当のケアマネジャーは地域の運用にくわしいので、分からない点はまとめて相談すると確実です。

まとめ

住宅改修が必要な理由書は、介護保険で家を直すときに事前申請へ添える必須の書類です。原則としてケアマネジャーが作成し、理学療法士や作業療法士、福祉住環境コーディネーター2級以上の専門職が書ける場合もあります。家族が代筆する書類ではなく、困っている場面を作成者へ具体的に伝えるのが家族の役割です。

理由書は標準様式にもとづき、身体状況や介護状況、改善したい生活動作を前半に書き、後半で改修の方針と改修項目へつなげます。書くときは生活動線に沿って、困難な状況と改修の効果をひと組にし、数値や場所を具体的に示すと必要性が伝わります。様式や運用は自治体で違うので、書き始める前に住んでいる市区町村や担当のケアマネジャーに確かめてください。制度の全体像から確かめたい方は、介護保険の住宅改修とはもあわせて役立ててください。