介護保険の住宅改修の申請の流れ｜事前申請の順番と必要書類

親の介護保険で自宅に手すりを付けたり段差をなくしたりできると知っても、いざ申請しようとすると、どんな順番で何を出せばよいのかがなかなか分かりません。工事を頼めばあとは業者がやってくれると思っていると、思わぬところで手が止まります。

介護保険の住宅改修でつまずきやすいのは、工事を始める前に市区町村へ申請する「事前申請」が原則になっている点です。この順番を知らずに先に工事を済ませてしまうと、本来もらえたはずの給付が受けられなくなることがあります。

そこで、相談から支給までの流れを段階ごとに追いながら、事前申請で必要な書類と、工事のあとに出す書類をまとめました。これから申請する家族が、順番と書類の全体像をつかむ手がかりとして役立ててください。制度の全体像から先に押さえたい方は、介護保険の住宅改修とはもあわせて確認しておくと流れが頭に入りやすくなります。

住宅改修の申請は事前申請が原則

介護保険の住宅改修は、工事を始める前に市区町村へ申請しておくことが原則です。ここでは、なぜ事前の申請が必要なのか、順番を守らないとどうなるのかを見ていきます。

工事の前に市区町村へ申請する

住宅改修の申請は、工事に取りかかる前に市区町村（保険者）へ書類を出すところから始まります。厚生労働省の住宅改修に関する資料でも、必要な書類を添えて申請書を提出し、工事完成後に領収書等を出すことで住宅改修費が支給されると示されています。つまり申請は工事の前後で二段階に分かれ、最初の段階が着工前の事前申請にあたる部分です。

住宅改修の申請は、着工前の事前申請と工事後の支給申請という二段階に分かれています。先に事前申請を出すのは、その工事が保険の対象として妥当かどうかを、市区町村が工事前に確かめるためです。手すりの位置や段差解消の方法が、本人の状態に照らして必要かを見てから承認する仕組みになっています。まずは「工事より先に申請」という順番を頭に置いてから、次の準備に進んでください。

承認前の着工は保険の対象外になる

事前申請を出さずに、あるいは承認が下りる前に工事を始めてしまうと、その改修は給付の対象から外れることがあります。市区町村は事前に提出された書類と、完成後の状態を照らし合わせて支給を決めるため、確認する前に工事が終わっていると、対象として認められる根拠が残らないからです。

承認を受ける前に着工すると、費用の全額が自己負担になってしまう場合があります。たとえば見積りだけ取って「早く直したいから」と先に工事を進めると、あとから申請しても支給されない事態になりかねません。業者に「すぐ着工できます」と言われても、市区町村の承認が下りるまでは待つのが安全です。工事の前に必ず申請を済ませ、承認の連絡を受けてから着工するようにしてください。

やむを得ない事情は事後申請も認められる

原則は事前申請ですが、やむを得ない事情がある場合に限って、工事のあとにまとめて申請することも認められています。厚生労働省の資料でも、やむを得ない事情があるときは工事完成後に申請できると示されており、退院日が急に決まって間に合わないといった事情が想定されています。

ただし、これはあくまで例外の扱いで、何を「やむを得ない」とみなすかは市区町村ごとに判断が分かれる点には注意が必要です。自己判断で先に工事を進めてから事後申請すればよいと考えるのは危険で、対象外とされる例も少なくありません。急いで直す必要があるときこそ、着工の前にケアマネジャーや市区町村の窓口へ連絡し、事前申請が間に合うか、事後申請が認められるかを確かめておいてください。

住宅改修の申請の流れ

住宅改修の申請は、相談から支給まで決まった順番で進みます。ここでは、事前申請から工事、支給までの流れを段階ごとに追っていきます。

まず全体の流れを、下の表で確かめておきましょう。

ケアマネジャーに相談する

流れの出発点は、担当のケアマネジャーへ相談することです。どこをどう直したいか、本人の歩行や入浴でどんな不便があるかを伝えると、住宅改修が本人の状態に合っているかを一緒に考えてもらえます。要介護認定を受けていれば、多くの場合ケアマネジャーが窓口役となり、必要な手続きの見通しを立ててくれる心強い存在です。

このとき、住宅改修で解決したい困りごとを具体的に話すほど、あとの書類づくりがスムーズになります。「浴室の出入りで転びそう」「玄関の上がりかまちが高くてつらい」といった場面を伝えておくと、次に説明する理由書にも反映されます。まだ担当のケアマネジャーが決まっていない場合は、地域包括支援センターへ相談するところから始めてください。

業者と工事内容と見積りを決める

相談で方向が定まったら、施工業者と打ち合わせて工事の内容と費用を固めます。手すりを付ける位置や段差解消の方法を現地で確かめてもらい、工事費の見積書を作ってもらう段階です。見積りは複数の業者から取ると、費用や工事内容を見比べられます。

業者選びでは、介護保険の住宅改修に慣れているかどうかも確かめておくと安心です。事前申請に必要な図面や写真の用意にも関わるため、制度を分かっている業者だと手続きが滞りにくくなります。どんな業者に頼めばよいか迷うときは、住宅改修の業者選びで確認のしかたを見ておくとよいでしょう。

事前申請の書類を市区町村へ出す

工事内容と見積りが決まったら、事前申請の書類をそろえて市区町村へ提出します。提出するのは、支給申請書と住宅改修が必要な理由書、工事費見積書、それに完成予定の状態が分かる図面や写真です。どの書類が何のために要るのかは、次の章でくわしく説明します。

提出先は住んでいる市区町村の介護保険の窓口で、多くはケアマネジャーが提出を代行してくれます。書類に不備があると差し戻されて工事の開始が遅れるので、記入もれや添付もれがないかを提出前に見ておきましょう。ここまで済ませてはじめて、市区町村による確認の段階へ進みます。

承認を受けてから着工する

書類を提出すると、市区町村がその改修を保険給付の対象として認めてよいかを確認します。内容に問題がなければ承認され、その連絡を受けてから工事に着工するのが正しい順番です。承認までにかかる日数は市区町村によって幅があるので、余裕を持って申請しておくと安心できます。

工事が終わったら、完成後の状態を写真などで記録し、領収書とあわせて工事後の支給申請へ進みます。着工から完成、支給申請までは業者と家族で分担することになるため、どの書類を誰が用意するかを事前に確かめておくと抜けが出ません。承認の前に工事を始めないことだけは、ここでも念を押しておいてください。

事前申請で必要な書類

事前申請では、工事の必要性と内容を市区町村に伝えるための書類をそろえます。ここでは、着工前に用意する4種類の書類を順に見ていきます。

事前申請で出す書類を、下の表にまとめました。

支給申請書を用意する

事前申請の中心になるのが、住宅改修費の支給申請書です。本人の氏名や被保険者番号、改修する住宅の住所、工事の概要といった基本情報を記入する書類で、市区町村の窓口やホームページで様式が配られています。申請の入り口にあたる書類なので、記入もれがあると受け付けてもらえません。

書式は市区町村ごとに少しずつ違い、記入のしかたに迷う欄も出てきます。多くはケアマネジャーが記入を助けてくれるので、分からない項目はそのままにせず確かめながら書きましょう。被保険者番号は介護保険被保険者証に記載されているので、書き写す前に手元に用意しておくと記入が進めやすくなります。

住宅改修が必要な理由書を作る

支給申請書とあわせて欠かせないのが、住宅改修が必要な理由書です。これは、本人の心身の状態や生活の様子から見て、その工事がなぜ必要かを説明する書類で、ケアマネジャーや福祉住環境コーディネーターなどが作成します。市区町村が対象と認めるかどうかを判断する、いわば工事の根拠にあたる書類です。

家族が自分で書くものではありませんが、どんな困りごとがあるかを担当者へ具体的に伝えるほど、実態に合った理由書になります。転びそうになった場面や、介助でつらい動作を話しておくと、工事の必要性がはっきり伝わります。理由書を誰がどう書くのかをくわしく知りたい方は、住宅改修の理由書で書き方と記入例を確かめてください。

工事費見積書と図面・写真を添える

申請書と理由書に加えて、工事費見積書と、完成予定の状態が分かる図面や写真を添えます。見積書は工事の内容と費用の内訳を示すもので、図面や写真は改修後にどう変わるかを市区町村へ伝えるためのものです。どちらも施工業者が用意するので、打ち合わせのときに申請に使う旨を伝えておきましょう。

厚生労働省の資料でも、事前に出す書類として工事費見積書と、改修後の完成予定の状態が分かる写真または簡単な図が挙げられています。手すりを付ける位置や段差をなくす範囲が図で分かるようにしておくと、確認が通りやすくなります。業者から受け取った書類は、そのまま提出せず記載内容に誤りがないかを一度見てから添えてください。

工事完成後の支給申請で必要な書類

工事が終わったら、費用が実際にかかったことを示す書類を添えて、あらためて支給申請を行います。ここでは、完成後にそろえる書類を順に見ていきます。

領収書と工事費内訳書を出す

工事後の支給申請でまず必要なのが、住宅改修に要した費用の領収書です。領収書は、申請した工事に対して実際に支払いが発生したことを示す書類で、支給の可否を左右する大切な証拠になります。あわせて、何にいくらかかったかを示す工事費内訳書も提出します。

領収書は本人の名前で受け取り、金額や日付が読み取れる状態で保管しておきましょう。工事費内訳書は事前に出した見積書と照らし合わされるので、内容が食い違わないように業者と確認しておくと安心です。支払いを済ませたら、これらの書類をなくさないよう一つの封筒などにまとめておくと、申請のときに慌てずにすみます。

改修前後の写真を添える

支給申請では、改修前と改修後の状態が分かる写真も添えます。工事が申請どおりに行われたかを、市区町村が写真で確かめるためです。厚生労働省の資料でも、便所や浴室、廊下など箇所ごとに、改修前と改修後それぞれの写真を、原則として撮影日が分かる形で用意するよう示されています。

改修前の写真は工事が始まる前に撮っておく必要があるので、着工前の段階で業者と撮影のタイミングを打ち合わせておきましょう。撮り忘れると同じ状態を再現できず、支給申請でつまずく原因になります。撮影日が記録される設定にしておくと、いつの状態かをあとから示しやすくなります。

所有者が別なら承諾書を添える

改修する住宅の所有者が本人でない場合は、所有者の承諾書も必要になります。借家や、家族名義の住宅に住んでいるケースでは、他人の建物に手を加えることになるため、所有者が工事に同意していることを書面で示す仕組みです。厚生労働省の資料でも、住宅の所有者が利用者本人でないときは所有者の承諾書を添えるよう挙げられています。

賃貸住宅の場合は、大家や管理会社へ早めに相談し、承諾を得られるかを確かめておく必要があります。承諾が得られないと工事そのものが進められないので、申請の準備と並行して動いておくと安心です。承諾書の様式は市区町村で配られていることが多いため、必要かどうかを含めて窓口で確かめておいてください。

支払い方法で手続きが変わる

住宅改修費の支給には二つの受け取り方があり、どちらを選ぶかで工事費の払い方が変わります。ここでは、償還払いと受領委任払いの違いを見ていきます。

償還払いは一度全額を立て替える

介護保険の住宅改修は、原則として償還払いという方法で支給されます。償還払いとは、工事費をいったん全額業者へ支払い、あとから自己負担分を除いた金額が本人へ払い戻される仕組みです。厚生労働省の住宅改修の概要でも、住宅改修費は償還払いで支給され、支給限度基準額の20万円を上限に、その1割から3割を除いた額が戻る形が示されています。

この方法だと、工事のあと支給が下りるまでは全額を立て替えることになります。20万円分の工事なら、いったんは20万円を用意しておく必要があるということです。まとまった額を先に払うのが負担なときは、あらかじめ手元の資金に見当をつけ、いつごろ払い戻されるかを市区町村に確かめておきましょう。

受領委任払いは自己負担分だけ払う

市区町村によっては、受領委任払いという方法を選べる場合があります。受領委任払いでは、本人は自己負担分だけを業者へ支払い、残りの給付分は市区町村から業者へ直接支払われます。全額を立て替えなくてよいので、まとまった資金を先に用意するのが難しい方には負担の軽い方法です。

ただし、受領委任払いはすべての市区町村で使えるわけではなく、利用できる業者が限られることもあります。使いたい場合は、住んでいる市区町村がこの方法に対応しているか、頼む業者が登録されているかを事前に確かめておく必要があります。どちらの払い方になるかで用意する資金が変わるので、申請の前にケアマネジャーや窓口へ相談して決めておいてください。

申請でつまずきやすい点

住宅改修の申請は段階が多く、順番や書類でつまずく場面がいくつかあります。ここでは、家族が迷いやすい点と、その避け方を見ていきます。

着工前の事前申請を飛ばさない

いちばん多いつまずきが、事前申請を飛ばして先に工事を始めてしまうことです。業者に勧められるまま契約し、承認が下りる前に着工すると、対象工事であっても給付を受けられなくなることがあります。急いで直したい気持ちは分かりますが、順番を崩すと費用の負担がまるごと変わってしまいます。

工事の話が具体的に進み始めたら、着工日を決める前に事前申請が済んでいるかを確かめてください。業者から日程を提案されても、市区町村の承認が下りているかをその場で一度立ち止まって確認しましょう。承認前に工事を始めないことが、給付を無駄にしないいちばんの守りになります。

書類は担当者と一緒に用意する

理由書や図面など、家族だけでは用意しにくい書類が多いのも、住宅改修の申請の特徴です。理由書はケアマネジャー等が作り、見積書や図面は業者が用意するため、家族が一人で抱え込む必要はありません。それぞれの担当者と役割を分けて進めると、書類の抜けやもれを防げます。

誰がどの書類を用意するのかを、申請の早い段階ではっきりさせておくと安心です。「理由書はケアマネジャー、見積りと写真は業者、領収書の保管は家族」といった具合に割り振っておくと、あとで慌てずにすみます。分からない書類が出てきたら、抱え込まずに担当のケアマネジャーへ聞いてみてください。

迷ったらケアマネジャーに相談する

申請の途中で判断に迷ったときの相談先は、担当のケアマネジャーです。対象になる工事かどうか、事後申請が認められるか、受領委任払いが使えるかといった細かい点は、市区町村ごとに扱いが違うため、自己判断で進めると行き違いが起きやすくなります。要介護認定を受けていれば、ケアマネジャーが窓口との橋渡しをしてくれます。

まだ担当が決まっていない、あるいは要支援や自立の段階で迷っている場合は、地域包括支援センターに相談するとよいでしょう。制度の使い方や書類の手順は、専門の担当者に一度たずねるほうが確実です。無理に自分だけで判断せず、迷った時点で早めに相談しておくと、申請が滞らずにすみます。

まとめ

介護保険の住宅改修は、工事の前に市区町村へ申請する事前申請が原則で、承認を受けてから着工する流れが基本です。相談から見積り、事前申請、承認、工事、支給申請という順番を守り、承認前に工事を始めないことが、給付を無駄にしないための要になります。

事前申請では支給申請書と理由書、見積書、完成予定が分かる図面や写真をそろえ、工事後には領収書や工事費内訳書、改修前後の写真を添えます。支払いは全額を立て替える償還払いが原則で、市区町村によっては自己負担分だけ払う受領委任払いも選べます。判断に迷う点は自分だけで抱えず、担当のケアマネジャーや市区町村の窓口へ早めに相談してから進めてください。制度でできることの範囲を先に確かめたい方は、介護保険の住宅改修とはもあわせて役立ててください。